Οι δήμοι, οι περιφέρειες και οι εποπτευόμενοι φορείς τους, θα πρέπει να είναι έτοιμοι προκειμένου να ενεργοποιήσουν τη σχετική διαδικασία από τις 2 Μαΐου 2013. Μέσα από την ηλεκτρονική βάση δεδομένων θα μπορούν οι προμηθευτές και όποιος άλλος ενδιαφέρεται να ενημερωθεί άμεσα για τις ανάγκες των φορέων και να τους προσφέρει την πλέον συμφέρουσα τιμή. Η ελεύθερη πρόσβαση στα σχετικά δεδομένα, δίνει τη δυνατότητα σε οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο να κάνει συγκρίσεις τιμών και κόστους προϊόντων.
Πρακτικά δηλαδή θα επιχειρηθεί να αποφευχθούν φαινόμενα υπερκοστολόγησης και άλλου είδους συναλλαγών. Αξίζει να σημειωθεί ότι σύμφωνα με το νέο θεσμικό πλαίσιο η δημοσιοποίηση των στοιχείων στο ηλεκτρονικό Μητρώο αποτελεί «στοιχείο της κανονικότητας της δαπάνης». Αυτό σημαίνει ότι κανένας φορέας δε θα μπορεί να εκταμιεύσει τα απαιτούμενα ποσά και να πληρώσει τους προμηθευτές του, αν νωρίτερα δεν έχει προβεί στην ανάρτηση των αναγκαίων δεδομένων στην ηλεκτρονική βάση.
Με σχετική εγκύκλιο που έχει εκδοθεί από τις 26 Μαρτίου από τη Γενική Γραμματεία Εμπορίου του υπουργείου Ανάπτυξης Ανταγωνιστικότητας και Υποδομών, προσδιορίζονται οι λεπτομέρειες για την επιτυχή ενεργοποίηση του νέου συστήματος. Μεταξύ άλλων στην εγκύκλιο υπογραμμίζεται ότι στο μητρώο καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν στις δημόσιες συμβάσεις οι οποίες συνάπτονται γραπτώς, με ηλεκτρονικό τρόπο ή προφορικά μεταξύ των φορέων του δημοσίου τομέα και τρίτων με αντικείμενο την εκτέλεση έργων, την προμήθεια αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών, ανεξαρτήτων διαδικασίας ανάθεσης. Προϋπόθεση είναι το κόστος να ξεπερνά τα 1.000 ευρώ πλέον ΦΠΑ. Τα στοιχεία που θα πρέπει να καταχωρούν οι φορείς είναι: τα πρωτογενή αιτήματα, τα εγκεκριμένα αιτήματα, οι διακηρύξεις ή προσκλήσεις, οι συμβάσεις και οι εντολές πληρωμής.
Αναλυτικά η σχετική εγκύκλιος.
